Les collectivités ne peuvent pas utiliser Dropbox (ni Google Drive, ni iCloud, etc…)

Les collectivités ne peuvent pas utiliser Dropbox (ni Google Drive, ni iCloud, etc…)

Peu de collectivités françaises le savent mais elles n’ont pas le droit d’utiliser des outils tels que Google Drive, Dropbox ou autres solutions techniques étrangères pour stocker des données. A moins que celles-ci garantissent un hébergement sur des serveurs présents sur le territoire national.

Le raisonnement est le suivant : un document produit par une collectivité relève du régime des archives publiques conformément au Code du Patrimoine (articles L211-4 et L211-1). En effet, l’article L211-4 stipule que

Les archives publiques sont :

1° Les documents qui procèdent de l’activité de l’Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public. Les actes et documents des assemblées parlementaires sont régis par l’ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires ;

2° Les documents qui procèdent de la gestion d’un service public ou de l’exercice d’une mission de service public par des personnes de droit privé ;

3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité.

Or, le code du patrimoine dans son article L111-1 précise que toute archive publique est un trésor national (vous voyez arriver la conclusion !) :

Sont des trésors nationaux :

1° Les biens appartenant aux collections des musées de France ;

2° Les archives publiques, au sens de l’article L. 211-4, ainsi que les biens classés comme archives historiques en application du livre II ;

Et un trésor national ne peut pas sortir du territoire douanier français (article L111-7 du même code).

Le Ministère de l’Intérieur et le Ministère de la Culture se sont donc fendus d’une circulaire adressée aux Préfets leur rappelant que « L’utilisation d’un cloud non souverain qui ne permet pas de garantir que l’ensemble des données sont stockées et traitées sur le territoire français est illégales pour toute institution produisant des archives publiques« .

Du coup, les Mairies qui transmettaient les documents relatifs aux Conseils Municipaux par Dropbox, Google Drive, WeTransfer, etc… sont revenues au format papier ou ont adopté d’autres solutions (car il en existe en France 🙂 ) comme Hubic (OVH) ou Docapost-Fast (La Poste).

Il n’est pas impossible qu’une ré-écriture des articles du Code du Patrimoine soit aussi envisagée car la rédaction du L111-7 n’est pas vraiment adaptée au numérique :

L’exportation des trésors nationaux hors du territoire douanier peut être autorisée, à titre temporaire, par l’autorité administrative, aux fins de restauration, d’expertise, de participation à une manifestation culturelle ou de dépôt dans une collection publique.

Cette autorisation est délivrée pour une durée proportionnée à l’objet de la demande.

A l’occasion de la sortie du territoire douanier d’un trésor national mentionné à l’article L. 111-1, l’autorisation de sortie temporaire doit être présentée à toute réquisition des agents des douanes.

(Image Pixabay)